¿Tus responsabilidades crecen y tu carga de trabajo supera el tiempo del que dispones? ¿Estás pasando gran parte de tu día realizando tareas por debajo de tu nivel de habilidad y responsabilidad que podrían ser realizadas por otros miembros de tu equipo? ¿Sientes que te falta la visión de conjunto para realizar actividades de nivel superior, como analizar las necesidades de recursos a corto y largo plazo de tu departamento, implementar un programa de formación para nuevos empleados o desarrollar mejoras de proceso para acelerar el tiempo de entrega y pedidos?
Delegar, asignar proyectos o funciones a otra persona, puede reducir las demandas de tiempo y permitirte desarrollar tus habilidades de liderazgo a la vez que mejora la productividad de la organización y le da a tus empleados la oportunidad de ampliar sus capacidades. Delegar bien es dirigir bien; no renunciar a la responsabilidad, sino liderar.
Mientras revisas el propósito y los beneficios de delegar, recuerda que no solo será beneficioso para ti, sino también para tu personal y tu organización.
El propósito de delegar
Cuando delegas, transfieres la responsabilidad de realizar una tarea, completar un proyecto o ejecutar una función a otra persona. Todavía conservas la autoridad, el control y la responsabilidad con respecto al trabajo más grande, pero la persona en quien delegas –un subordinado directo, un miembro del equipo, un contratista externo u otro directivo- atiende detalles.
Por ejemplo, puedes encargar a un administrador de proyectos senior que compile una actualización semanal de todos los proyectos de tu unidad y confirme que se cumplen tus normas internas, las especificaciones del cliente y los requisitos reglamentarios de cada proyecto. Este individuo obtiene información sobre el estado del proyecto, pero tú sigues controlando las relaciones directas con los clientes y otros jefes de unidad que trabajan contigo en los proyectos.
Delegar puede tener un efecto profundamente positivo sobre los empleados y la organización, así como sobre el directivo que delega. A pesar de ello, a menudo los directivos con exceso de trabajo delegan poco.
Los beneficios de delegar
La acción de delegar trabajo es ventajosa para todos, miremos más de cerca.
Beneficios para ti
Además de reducir tu carga de trabajo y nivel de estrés, delegar mejora tus habilidades de coaching y probablemente aumenta la satisfacción laboral. La división de tareas que otros pueden realizar, como elaborar informes de gastos o redactar el boletín de noticias para los empleados, te dará más tiempo para centrarte en el trabajo que requiere tus habilidades y tu nivel de responsabilidad, como trabajar con el director de finanzas en la previsión trimestral de tu división, organizar un equipo para evaluar el impacto de la reciente expansión e un competidor en nuevos mercados, o desarrollar un plan de comunicaciones para la reorganización de tu empresa <(y los necesarios aunque difíciles cambios de personal que requiera).
Beneficios para tus colaboradores directos
Al delegar a la gente de tu equipo, aumentas su motivación y confianza y les ayudas a desarrollar nuevas habilidades. Imaginemos que necesitas recordar algunos días del calendario de producción. En lugar de documentar tú mismo el proceso actual de fabricación pide a un miembro de tu personal que asuma esta área. El empleado tiene la oportunidad de tener voz propia en el proceso de cambio mientras también aprende a planificar el trabajo, a obtener la cooperación de otros, a asumir la responsabilidad y a adquirir experiencia en las actividades directivas. Algunas tareas suponen para los empleados que las ejecuta una mayor visibilidad dentro de la organización o industria, como cuando pide a un miembro de tu personal que haber en una conferencia u organice un panel de expertos para un evento de networking.
Beneficios para la organización
Asignar tareas las personas adecuadas en el nivel adecuado maximiza los recursos de una organización, mejorando la productividad y ahorrando dinero a la empresa. La organización se beneficia tanto de la mejora en las habilidades del personal como de tu capacidad para realizar una mayor cantidad de trabajo de alto nivel directivo. Delegar eficazmente también desarrolla la confianza –tú confías en tu personal para realizar el trabajo y ellos confían en ti para que les brindes apoyo tu orientación cuando lo necesiten-, y la confianza dentro de las organizaciones significa trabajadores más comprometidos. Finalmente, delegar fortalece la comunicación, a medida que tú y tu personal encontráis nuevas maneras de trabajar juntos y mientras tus empleados aprenden a influenciar a otros para completar la tarea.
Delegar es también una manera eficaz de evaluar las capacidades de los miembros del personal antes de ofrecer ascensos. Supongamos, por ejemplo, que te gustaría ver si Carlos, un miembro junior de tu equipo de ingeniería, está listo para una posición de director de proyecto que se está abriendo. Aislarlo para dirigir un pequeño proyecto, como supervisar el rediseño y la producción de un componente con un alto índice de fracaso de ayudará a juzgar su aptitud y a evaluar su capacidad con un mínimo de riesgo. Si tú y Carlos estáis de acuerdo en que la formación adicional es aconsejable antes de que pueda ser promocionado, se puede trabajar en su plan de desarrollo profesional.
Para lograr estos beneficios no solo se debe delegar sino hacerlo con eficacia.
(Extracto de libro Saber Delegar Trabajo / Harvard Business Review)
